Gorące tematy:

Podsumowanie finansowe akcji pomocowej #PosiłekDlaLekarza prowadzonej w dniach 16 marca – 15 maja 2020 r.

Akcja “Posiłek Dla Lekarza”(#PosiłekDlaLekarza; PDL) narodziła się z inicjatywy Patryka Wachowca, analityka prawnego Fundacji Forum Obywatelskiego Rozwoju (FOR) i Marcina Mycielskiego, Członka Zarządu Fundacji Otwarty Dialog (ODF) w dn. 15.03.2020 r. w obliczu światowej pandemii koronawirusa COVID-19, która w bezprecedensowej sytuacji postawiła także polską służbę zdrowia. Wprowadzony w Polsce w nocy z 13/14.03.2020 r. tzw. lockdown wymusił natychmiastowe zamknięcie lokali gastronomicznych, które mogły odtąd funkcjonować jedynie w trybie realizacji dostaw na zlecenie. W tych okolicznościach pojawił się pomysł wsparcia lekarzy, pielęgniarek, salowych, ratowników medycznych i wszystkich zatrudnionych w ochronie zdrowia poprzez zapewnienie im bezpłatnych posiłków w miejscu pracy. Wtórną, lecz istotną intencją pomysłodawców była także wola pomocy przeżywającej kryzys małej gastronomii.

Finansowym ramieniem akcji stała się zbiórka prowadzona na portalu Zrzutka.pl (https://zrzutka.pl/posilekdlalekarza; http://posilekdlalekarza.pl/), którą uruchomił pod swoim nazwiskiem nasz kolega Marcin Mycielski. Działania podjęły się wspólnie trzy organizacje pozarządowe: FOR, ODF, Stowarzyszenie Niskie Składki oraz nieformalna inicjatywa Spontaniczny Sztab Obywatelski. Wsparło nas także kilkoro indywidualnych wolontariuszy. Z uwagi na wcześniejsze doświadczenie w organizacji kampanii crowdfundingowych i obsługi zbiórek publicznych (z okresu wsparcia Ukrainy w latach 2013-15 – na Majdanie i w oporze przeciw rosyjskiej agresji), operatorem finansowym akcji została ODF. Fundacja stała się tym samym faktycznie i formalnie odpowiedzialna za księgowość i rozliczenia pozyskiwanych środków, które wpływały na jej konto.

Największym wyzwaniem organizacyjnym okazała się jednak komunikacja z – liczonymi nieomal w tysiącach – zainteresowanymi restauratorami i pracownikami służby zdrowia. Wymusiło to z czasem m.in. zamknięcie funkcjonującej okresowo infolinii i ograniczenie się do komunikacji mailowej. Dynamiczna i niejednokrotnie dramatyczna wręcz sytuacja w służbie zdrowia i sektorze gastronomicznym miała swoje przełożenie tak na skalę potrzeb, jak i realia prowadzenia akcji. Sporym wysiłkiem było m. in. weryfikowanie poprawności dokumentów rozliczeniowych nadsyłanych przez restauracje i współpraca z nimi w tym zakresie. Działaliśmy spontanicznie, przyjmując i dostosowując procedury z dnia na dzień.

W pierwszym etapie (15.03-13.04) akcja opierała się na ryczałtowych rozliczeniach z restauracjami, które – po ogłoszeniach w mediach społecznościowych i nagłośnieniu medialnym – zgłosiły się do organizatorów i wzięły w niej udział. W odpowiedzi na zamieszczone w internecie ogłoszenie, błyskawicznie zarejestrowało się ponad 800 restauracji, a efektywnie wzięło w niej udział 257 lokali, które dostarczały posiłki medykom.

Początkowe zasady przewidywały wydatkowanie kwoty w maksymalnej wysokości 800 zł brutto na restaurację (lokal gastronomiczny – zdarzało się, że jedna firma prowadziła np. 2-3 lokale) w tygodniu. Kwota ta została oszacowana w oparciu o ilość i dynamikę przyrostu środków, które spływały na konto akcji. Lokale gastronomiczne deklarowały dostarczanie medykom posiłków w ciągu 7 dni. W praktyce częstą sytuacją byli restauratorzy przesyłający dokumenty na wyższe kwoty – nie było wątpliwości, że realizowali dostawy o większej wartości,choć nie refundowaliśmy nadmiarowych wydatków. Najczęściej 800-złotowe limity wyczerpywały się znacznie szybciej, w wielu przypadkach w ciągu 1-2 dni, choć zdarzały się też przypadki rozliczeń na kwoty kilkudziesięciozłotowe.

Pierwszy etap PDL objął dwa do trzech (w przypadku niektórych, pojedynczych restauracji) tygodnie realizacji dostaw posiłków do szpitali i wszelkiego rodzaju innych placówek medycznych. Rozliczenia z biorącymi udział w akcji restauratorami odbywały się na podstawie wystawianych faktur lub specjalnych oświadczeń (wraz z załączonymi zdjęciami paragonów fiskalnych) w kilku turach. Proces ten uzależniony był od tego, jak szybko otrzymywaliśmy wymagane dokumenty – konieczne były także zdjęcia z przekazywania posiłków personelowi medycznemu.

W tym etapie udało nam się dotrzeć z posiłkami do medyków w około 200 umownych “szpitalach”: rozumieliśmy przez nie same szpitale, ale także szpitalne oddziały, przychodnie czy stacje pogotowia ratowniczego. Dane te są szacunkowe z uwagi na to, że początkowe założenia nie przewidywały obligowania restauratorów do przedstawiania nam dokładnych danych o miejscach, do których dojeżdżały posiłki.Dokładne zestawienie wszystkich biorących udział w akcji lokali gastronomicznych znajduje się na kolejnych stronach.

W ciągu kilku pierwszych dni akcja stała się jedną z największych kampanii crowdfundingowych na walkę z pandemią w polskim internecie i należała do największych zbiórek prowadzonych na portalu Zrzutka.pl (który promował PDL na swojej głównej stronie). Ostatecznie pozyskano w jej ramach 681 012 zł, na co złożyło się 11 915 darczyńców.Według danych portalu, zrzutka została udostępniona 28 844 razy.

W pierwszym etapie na rozliczenia z restauracjami wydaliśmy 194 287,82 zł. Statystycznie, oznacza to średni wydatek rzędu 755,98 zł na lokal gastronomiczny. W przełożeniu na liczbę placówek medycznych (ok. 200), średnia wartość wsparcia posiłkowego wyniosła 971,44 zł na placówkę.

Drugi etap akcji rozpoczął się 14.04 w związku z nawiązaniem współpracy z ogólnopolską inicjatywą #WzywamyPosiłki (www.wzywamyposilki.pl) i zmianą modelu działania.Wzięło w nim udział 111 sprawdzonych we wcześniejszych tygodniach firm gastronomicznych lub innych instytucji (w tym m.in. posiadające dużą kuchnię przedszkole), które do 15.05 obsługiwały“posiłkowo” 66 szpitali i innych placówek medycznych.

#WzywamyPosiłki i ich wolontariusze we wszystkich województwach stali się nowym zapleczem organizacyjnym, które przejęło na siebie koordynację i komunikację z restauracjami i szpitalami, czyli w praktyce – odpowiedzialność za zapewnienie dostaw posiłków. ODF pozostała operatorem finansowo-rozliczeniowym akcji, a prowadzona dalej zrzutka #PosiłekDlaLekarza zapewniała środki dla zaangażowanych na tym etapie restauratorów (tzw. partnerów posiłkowych), którzy mieli je otrzymać po jej zakończeniu. Dotychczasowe doświadczenia i zaangażowanie nowego partnera pozwoliły na profesjonalizację i konsolidację dotychczas bardzo żywiołowych i rozdrobnionych działań.

Mechanizm rozliczeniowy opierał się na ścisłej ewidencji ilości dostarczonych posiłków, z których każdy wyceniliśmy ryczałtowo na kwotę 10 zł brutto. Tym samym, kwota końcowego rozliczenia z daną firmą gastronomiczną stanowiła równowartość 10 zł pomnożonych przez ilość dostarczonych posiłków. Szczegółowe zestawienie tych rozliczeń przedstawione jest w dalszej części niniejszego podsumowania.

Dostawy były każdorazowo kwitowane potwierdzeniem podpisywanym przez odbiorcę związanego ze służbą zdrowia. Były one weryfikowane i przekazywane do nas przez wykonujących ogromną pracę koordynatorów regionalnych #WzywamyPosiłki. Rozliczenia z restauratorami działającymi w ramach akcji w drugim etapie nastąpiły po jej zakończeniu i skompletowaniu wszystkich dokumentów. Ostatniego rozliczenia z restauratorem dokonaliśmy 15.06. br.

W drugim etapie dostarczono łącznie 42 571 posiłków na kwotę 425 709,99 zł. Statystycznie, oznacza to średni wydatek rzędu 3 835,23 zł na podmiot realizujący dostawy posiłków. W przełożeniu na liczbę placówek medycznych (66), średnia wartość wsparcia posiłkowego wyniosła 6 450,15 zł.

Osobnym aspektem akcji były darowizny rzeczowe, które pochodziły od partnerów korporacyjnych – firm przekazujących określone towary (żywność, ale także np. artykuły higieniczne) szpitalom za formalnym pośrednictwem ODF. Ich łączna wartość wyniosła 112 820,86 zł, a szczegółowy wykaz przedstawiamy w niniejszym opracowaniu.

13 000 zł z pozyskanych środków zostało przeznaczone na pokrycie części kosztów związanych z szeroko rozumianą obsługą administracyjną akcji. Pozwoliło to na sfinansowanie dwóch umów zlecenia i dwóch faktur wystawionych przez naszych współpracowników, którzy w okresie 15.03-15.06.2020 zajmowali się obsługą administracyjną i rozliczeniową zbiórki oraz koordynowali prace zespołu wolontariuszy. Stanowiło to 1,9 % całości środków pozyskanych w ramach zbiórki.

Dnia 23.07.2020 r. przekazaliśmy kwotę 58 104,19 zł na wsparcie Szpitala Miejskiego nr 4 w Gliwicach w postaci darowizny celowej na pokrycie pilnych wydatków związanych z epidemią COVID-19, a w szczególności na zakup sprzętu ochronnego oraz wyposażenia stacji dializ. Środki te pozostały nam po rozliczeniu zarówno pierwszego, jak i drugiego etapu zbiórki. Wydatkując je, ostatecznie zakończyliśmy akcję i rozliczyliśmy wszystkie pozyskane w jej ramach środki. Łącznie z wartością darowizn rzeczowych, całkowita wartość okazanej pomocy wyniosła zatem niespełna 800 000 zł – dokładnie 793 932,86 zł.

Obok “podstawowej”działalności akcji polegającej na bezpośredniej współpracy z sektorem gastronomicznym, PDL i ODF nawiązały także współpracę ze wspieraną przez rzeszowską firmę G2A inicjatywą DzialajmyRazem.pl, która stała się platformą łączącą potrzebujących pomocy w związku z pandemią z przedsiębiorcami mogącymi zaoferować im swoje wsparcie. W początkowym okresie pokrewną, intensywną działalnością było także bezpośrednie kojarzenie ze sobą firm (producentów żywności i hurtowników) ze szpitalami – zgłaszali się bowiem do nas jedni i drudzy. Z czasem kierowaliśmy je na platformę G2A, a po nawiązaniu współpracy z #WzywamyPosilki, Fundacja stała się pośrednikiem, który – jako organizacja pozarządowa – podpisywał umowy darowizn rzeczowych z korporacjami, a następnie przekazywał otrzymaną pomoc placówkom medycznym.

Rezultaty prowadzonych działań, w tym informacje dotyczące wartości uzyskanych środków i rozliczeń z restauracjami były na bieżąco publikowane w mediach społecznościowych akcji #PosiłekDlaLekarza (Facebook, Twitter), na stronie internetowej zrzutki oraz na stronach i profilach społecznościowych Fundacji Otwarty Dialog i pozostałych organizatorów.

Koordynatorem administracji i rozliczeń akcji był Rafał Matouszek.

Bartosz Kramek
Przewodniczący Rady, Prokurent Fundacji Otwarty Dialog

Czytaj również: